Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

GlowBook is een online boekingsplatform voor beauty- en welzijnsprofessionals, gevestigd in België. Wij treden op als verwerker van persoonsgegevens namens de behandelaar (de verwerkingsverantwoordelijke) die onze software gebruikt. Voor vragen over uw gegevens kunt u contact opnemen via privacy@glowbook.biz.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Accountgegevens behandelaar: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, telefoonnummer
• Klantgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, WhatsApp-nummer, geboortedatum
• Afspraakgegevens: datum, tijd, type behandeling, prijs, status, notities
• Intake-formulieren: antwoorden op gezondheids- en voorkeursvragen
• Betalingsgegevens: betalingsstatus en transactie-ID's (volledige betaalkaartgegevens worden uitsluitend door Stripe verwerkt)
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype (alleen voor functionele doeleinden)

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Het beheren en inplannen van afspraken
• Het versturen van bevestigingen en herinneringen (e-mail en WhatsApp)
• Het verwerken van (aan)betalingen
• Het bijhouden van klantgeschiedenis voor de behandelaar
• Het verbeteren van onze dienstverlening

4. Rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG): noodzakelijk voor het boeken en beheren van afspraken
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): het versturen van herinneringen en het verbeteren van onze dienst
• Toestemming (art. 6.1.a AVG): voor marketingcommunicatie (u kunt deze toestemming te allen tijde intrekken)

5. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens zolang uw account actief is, plus een periode van 2 jaar na sluiting van het account. Na deze periode worden uw gegevens permanent verwijderd, tenzij een langere bewaarplicht geldt op grond van de wet.

6. Delen met derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met de volgende partijen:

• Stripe (Stripe, Inc.) — voor het verwerken van betalingen en aanbetalingen
• Meta / WhatsApp Business (Meta Platforms, Inc.) — voor het versturen van WhatsApp-herinneringen en bevestigingen
• Resend (Resend, Inc.) — voor het versturen van e-mailberichten

Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

7. Uw rechten

Op grond van de AVG (GDPR) heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15): u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie (art. 16): u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering (art. 17): u kunt verzoeken uw gegevens te laten verwijderen
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20): u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen
• Recht op bezwaar (art. 21): u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens
• Recht op beperking (art. 18): u kunt verzoeken de verwerking te beperken

Om uw rechten uit te oefenen, neem contact op via privacy@glowbook.biz. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

8. Cookies

GlowBook maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website (bijv. sessiecookies en cookie-toestemmingsvoorkeuren). Wij gebruiken geen tracking- of analytische cookies.

9. Locatie van gegevens

Al onze servers en databases bevinden zich binnen de Europese Unie (EU). Sommige sub-verwerkers (Stripe, Meta, Resend) kunnen gegevens buiten de EU verwerken, maar doen dit op basis van adequaatheidsbesluiten of standaard contractuele clausules (SCC's).

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleuteling van gegevens in transit (TLS) en in rust, toegangscontroles en regelmatige beveiligingsaudits.

11. Klacht indienen

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.