Wat kost een gemiste afspraak je echt
De meeste salons schatten de kosten van een no-show op het bedrag van de behandeling. Dat is te laag. De behandelprijs is wat je misloopt aan omzet, maar er zit ook tijd in die je niet meer kunt verkopen, en er zitten klanten achter die je hebt moeten weigeren. Als je het een keer echt uitrekent, verandert meestal ook je mening over welke maatregelen de moeite waard zijn.
De directe kosten
Dit is het makkelijke deel. Een gemiste behandeling van 60 euro is 60 euro minder omzet die dag. Als je materiaal al klaarstond of producten hebt aangebroken, komt dat erbij. Bij kleuringen en behandelingen waarvoor je vooraf mengt, is dat geen theoretisch bedrag.
De tijd die je niet meer verkoopt
Hier zit het echte verlies. Een no-show om 14 uur betekent niet dat je om 14 uur iets anders doet. Het uur is weg, want niemand boekt een uur van tevoren. Bij een salon die op 80 procent bezetting draait, is elk verloren uur een uur dat je die week niet inhaalt. Reken je uurtarief mee, niet alleen de gemiste behandeling.
De klanten die je geweigerd hebt
Dit vergeet vrijwel iedereen. Als je agenda vol zat, heb je in de weken ervoor mensen moeten teleurstellen voor dat tijdslot. Een van hen is misschien naar een andere salon gegaan en niet teruggekomen. Die kosten zie je nooit terug in je boekhouding, maar ze zijn wel echt. Hoe voller je agenda, hoe duurder een no-show wordt.
Reken het uit voor jouw salon
Neem je gemiddelde behandelprijs, tel de gemiste tijd mee tegen je uurtarief, en vermenigvuldig met het aantal no-shows per maand. Bij tien no-shows per maand van gemiddeld 55 euro kom je op 550 euro directe omzet, en dat is de ondergrens. Op jaarbasis praat je dan al snel over een bedrag waarvoor je een jaar software betaalt en er geld overhoudt. Dat is precies de rekensom die bepaalt of een maatregel de moeite waard is.
Zo maak je de berekening
- Tel je no-shows van de afgelopen drie maanden
- Drie maanden, niet een. Een enkele slechte maand zegt niets en een enkele goede maand ook niet.
- Neem je gemiddelde behandelprijs
- Niet je duurste behandeling en niet je goedkoopste. Het gemiddelde over de afspraken die daadwerkelijk gemist werden, als je dat kunt achterhalen.
- Tel de onverkochte tijd erbij
- Alleen als je agenda in die periode goed gevuld was. Bij een halflege agenda kost een no-show je vooral de behandeling en niet de tijd.
- Zet het af tegen de kosten van een maatregel
- Herinneringen, aanbetalingen, een wachtlijst. Als de maatregel minder kost dan wat je maandelijks misloopt, is de rekensom klaar.
Veelgestelde vragen
Moet ik de volledige behandelprijs rekenen of alleen de winst?+
Voor een snelle inschatting is de behandelprijs bruikbaar, omdat je kosten in een salon grotendeels vast zijn: je huur en je tijd lopen door of de klant nu komt of niet. Alleen bij behandelingen met veel productverbruik is het verschil tussen omzet en marge de moeite van het apart rekenen waard.
Tellen te laat geannuleerde afspraken ook mee?+
Ja, als je het gat niet meer hebt kunnen vullen. Een annulering twee uur vooraf kost je in de praktijk hetzelfde als iemand die niet komt opdagen. Een annulering drie dagen vooraf meestal niet, want die tijd verkoop je vaak nog.
Wat is een realistisch doel?+
No-shows tot nul terugbrengen lukt niet, en daarop sturen kost je meer dan het oplevert. Halveren is voor veel salons wel haalbaar met herinneringen en een gericht ingezette aanbetaling. Meet je uitgangspunt voor je begint, anders weet je later niet wat er veranderd is.