Een aanbetaling vragen aan je klanten
Een aanbetaling, ook wel voorschot genoemd, is een bedrag dat de klant betaalt op het moment van boeken. Het wordt afgetrokken van de eindprijs. Voor salons is het de meest directe manier om lange afspraken te beschermen tegen no-shows. De vraag is zelden of het werkt, maar wanneer je het inzet en hoe je het brengt zonder dat het wantrouwig overkomt.
Wanneer is het verdedigbaar
Een aanbetaling is makkelijk uit te leggen als de afspraak veel van jouw tijd vraagt of als jij vooraf kosten maakt. Een balayage van tweeeneenhalf uur, een lange massage, een behandeling waarvoor je product moet aanschaffen. In die gevallen begrijpt vrijwel iedereen dat je je tijd wilt beschermen. Bij een knipbeurt van een half uur ligt dat anders: daar weegt het ongemak zwaarder dan het risico.
Welk bedrag is redelijk
Tussen 20 en 50 procent van de behandelprijs is gebruikelijk. Lager dan 20 procent verandert het gedrag nauwelijks, hoger dan 50 procent voelt als vooruitbetalen. Een vast bedrag werkt ook, bijvoorbeeld 20 euro ongeacht de behandeling, en is voor klanten vaak makkelijker te begrijpen dan een percentage. Belangrijk is dat het bedrag in mindering komt op wat de klant achteraf betaalt, en dat je dat ook zo opschrijft.
De betaalmethode bepaalt of het lukt
Hier gaat het in de praktijk vaak mis. Een Belgische klant die een kaartnummer moet intypen, haakt af. Bancontact is in Belgie de vanzelfsprekende methode, iDEAL is dat in Nederland. Beide werken in enkele tikken via de bankapp, zonder dat iemand een kaart moet zoeken. Zorg dat die twee bovenaan staan bij het afrekenen en niet weggestopt zijn onder een kaartformulier.
Hoe je het formuleert
Leg uit waarom, in een zin, op het moment van boeken. Iets als: voor behandelingen vanaf 90 minuten vragen we een voorschot van 30 procent, dat verrekend wordt met de eindprijs. Dat is geen verontschuldiging en ook geen waarschuwing, het is gewoon informatie. Vermeld er meteen bij tot wanneer kosteloos annuleren kan. Klanten accepteren een voorschot vlot zolang ze weten waar ze aan toe zijn.
Praktisch invoeren, stap voor stap
- Kies de behandelingen
- Begin met de twee of drie langste of duurste. Niet met je hele dienstenlijst, anders meet je niets en riskeer je onnodig boekingen te verliezen.
- Bepaal het bedrag
- Een percentage tussen 20 en 50 procent, of een vast bedrag dat daar ongeveer op uitkomt. Rond af op een bedrag dat prettig leest.
- Zet Bancontact en iDEAL vooraan
- De methoden die je klanten in Belgie en Nederland dagelijks gebruiken. Kaart mag erbij staan, maar hoort niet de eerste keuze te zijn.
- Schrijf een regel uitleg
- Zichtbaar tijdens het boeken, niet alleen in de algemene voorwaarden. Vermeld het bedrag, dat het verrekend wordt, en de annuleringstermijn.
- Kijk na een maand naar je cijfers
- Vergelijk het aantal boekingen en het aantal no-shows op die behandelingen met de maand ervoor. Pas daarna breid je uit of stel je bij.
Veelgestelde vragen
Is een voorschot hetzelfde als vooruitbetalen?+
Nee. Bij een voorschot betaalt de klant een deel bij het boeken en de rest na de behandeling. Bij vooruitbetalen is het volledige bedrag vooraf voldaan. Voor salons werkt een voorschot doorgaans beter, omdat het de drempel laag houdt.
Wat als de klant tijdig annuleert?+
Dan hoor je het voorschot terug te betalen, tenzij je vooraf duidelijk iets anders hebt afgesproken. Houd het simpel: kosteloos annuleren tot bijvoorbeeld 24 of 48 uur vooraf, daarna houd je het voorschot. Zet die regel op de plek waar de klant boekt.
Moet ik btw rekenen op een voorschot?+
In veel gevallen wel, en de regels verschillen per land en per situatie. Dit is geen fiscaal advies: leg de manier waarop jij voorschotten int een keer voor aan je boekhouder, dan zit het meteen goed in je administratie.